Warenwirtschaft / Faktura

Das Modul Warenwirtschaft ist eine Erweiterung, um die eigenen Bestellprozesse zu vereinfachen und dadurch Zeit zu sparen.

Ein grosser Vorteil ist, dass mit der Integrierung des Moduls keine Bestellungen exportiert oder importiert werden müssen. Die gesendeten Daten werden im System gespeichert und können innerhalb dieses verarbeitet werden.

Merkmale im Überblick

• Erstellung der Dokumente im PDF- oder HTML-Format:
• Rechnungen, Lieferscheine, Stornos, Mahnungen
• Verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten für Mahnungen
• Eigene Definition von Statusmöglichkeiten mit hinterlegten Aktionen (Verschieben von Bestellungen, Markieren, etc.)
• Festsetzung von Status anhand der Zahlungsarten
• Möglichkeit der Annahme von Telefon oder Faxbestellungen durch eigenes Anlegen von Aufträgen aus dem Adminbereich
• Lagerbestandsverwaltung
• Starmoney Import sowie Abgleich der Zahlungen
• Generierung einer Umsatzstatistik
• Konten für sonstige Einnahmen und Ausgaben
• Versandverfolgung sowie Anzeige des aktuellen Status der Bestellung für Ihre Kunden
• Bestell-History für den Kunden

Auf Grund dieser Möglichkeiten im Vergleich zu einem herkömmlichen externen Programm, können Sie viel Zeit sparen, da Aufträge nicht mühsam von Hand kopiert werden müssen.

Statusdefinitionen

Der Umgang mit dem System ist relativ einfach. Durch die Möglichkeit, selbst Status definieren zu können, wird dies sehr komplex und umfangreich: Daher gibt Ihnen das System schon eine Struktur vor, die Sie anschließend ändern können. Beispielsweise haben Sie die verschiedenen Statusmöglichkeiten, wie „Bestelleingang“, „Auf Zahlung wartend“, „Auf Ware wartend“, „Bezahlt“, „Versandt“, „Abgeschlossen“, „Mahnung“, etc. Innerhalb dieser Status können Sie agieren und z.B. bei Ihrer Zahlungsart schon im Vorfeld definieren, in welchem Status die Bestellung erscheinen soll. Die Zahlungsart „Kreditkarte“ können Sie beispielsweise in den „Bezahlt“- Status schieben und „Vorkasse“ in „Eingegangen“. So wissen Sie oder Ihre Mitarbeiter, welche Bestellungen sofort abgearbeitet werden können.

Starmoney Import

Weiterhin erleichtert Ihnen der Starmoney Import die Arbeit. Sie können mit Hilfe von Starmoney Ihre Kontodaten exportieren und in die Warenwirtschaft importieren. Nach erfolgreichen Import haben Sie dann die Möglichkeit, einen Abgleich zu starten und festzulegen, bis zu welcher Prozentzahl die Zahlungen stimmen sollten. Diese werden dann automatisch in den von Ihnen eingestellten Status hineingeschoben und sind wiederum bereit für die Bearbeitung.

Dokumentenerstellung

Haben Sie eine Bestellung bekommen oder einen neuen Auftrag in der Faktura angelegt, können Sie die Bestellungen nachträglich bearbeiten und die Dokumente dann drucken. Je nach Grundeinstellungen werden diese in HTML oder als PDF generiert. Gehen Sie dazu z.B. auf das Symbol „RE“: Als PDF wird diese sofort geöffnet und auf dem Server gespeichert. Sämtliche PDF-Dokumente können Sie in dem Verzeichnis admin/data/pdf einsehen sowie lokal sichern. Die PDF-Dokumente sind im Design vordefiniert. Sie können unter den Grundeinstellungen im Shop ein Logo hochladen, welches dann angezeigt wird. Die HTML-Rechnungen werden im aktuellen Standardlayout angezeigt.

Mahnungen

Mit unserer Warenwirtschaft können Sie auch Mahnungen erstellen und versenden. Dazu haben Sie unter Faktura Einstellungsmöglichkeiten, um einen Text zu hinterlegen sowie zu definieren, wann eine Bestellung überfällig ist und können diese dann automatisch verschicken lassen. Die Mahnungen werden anschließend in den Mahnstatus verlegt. Sie haben somit immer einen Überblick über die versendeten Dokumente. Natürlich können Sie diese auch ausdrucken und auf dem Postweg versenden. Vorkasse Erinnerung Ähnlich wie die Mahnung können Sie schon einen Text vorschreiben, der in der Erinnerungsmail erscheint. Die Daten des Kunden werden dabei automatisch gesetzt.

Lagerbestandskontrolle

Unter dem Punkt Lagerbestand in der Faktura können Sie Ihren aktuellen Lagerbestand einsehen. Je nachdem, ob Sie eine Bestellung bekommen, sie löschen, stornieren, versenden, etc, wird der Lagerbestand dementsprechend korrigiert. Damit Sie sicher gehen und beispielsweise eine Zahlungsart erst mit der dritten Bestellung freigeben können, werden nur versandte Bestellungen wirklich gezählt, damit es keine Betrugsversuche seitens des Kunden geben kann.

Aufträge anlegen via Telefon oder Fax

Sie können ab sofort auch Aufträge anlegen, wenn Ihr Kunde eine Bestellung am Telefon, Handy oder per Fax aufgibt. Dazu klicken Sie einfach auf „Neue Rechnung erstellen“ und geben die erforderlichen Daten ein. Ist Ihr Kunde schon in Ihrem Kundenstamm gespeichert, so können Sie ihn in der Kundenübersicht auswählen. Befindet sich der Kunde noch nicht im Stamm, so können Sie ihn schnell als neuen Kunden anlegen, so wie Sie es beim Neuanlegen von Kunden aus dem Admin-Tool gewohnt sind. Danach steht Ihnen das Auftragsformular zur Verfügung mit dem Sie die oben erwähnte Rechnung und den Lieferschein im PDF- oder HTML-Format erstellen können – je nach Grundeinstellungen.

Umsatzstatistik

In das Faktura-Modul ist eine Umsatzstatistik integriert, die Sie unter „Statistik / Umsätze“ abrufen können. Dort können Sie sehen, welche Umsatzerlöse Sie in einem von Ihnen ausgewählten Zeitraum erzielt haben (bspw. 01.01.2010 – 01.04.2010). Es werden Ihnen die Netto- und Bruttoeinnahmen Ihres Shops angezeigt, Ihre Netto- und Brutto-Ausgaben, sowie Ihr Netto- und Brutto-Gewinn und der Umsatzsteuer-Überschuss. Sie brauchen sich also nicht mehr selbst hinzusetzen und Ihren Gewinn auszurechnen: Das macht das Faktura-Modul automatisch für Sie.
Sie können sich die Einnahmen und Ausgaben detailliert ausdrucken lassen. Dazu brauchen Sie nur nur auf „Detailauflistung Drucken“ klicken.

Getrennte Konten für sonstige Einnahmen und Ausgaben

Das Faktura-Modul hilft Ihnen, Ihre sonstigen Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu verwalten und zu protokollieren. In einem ersten Schritt legen Sie Ihre Konten mit Kontonamen und Kontonummer an. Danach sind Sie in der Lage, die Ein- und Ausgänge für das jeweils ausgewählte Konto einzufügen und haben so den Überblick über Ihre Finanzen. Neue Konten können Sie selbstverständlich jederzeit anlegen, aber auch das Löschen von Konten ist möglich. Sie speichern bei jedem Konto das Bezahldatum, die Netto-Summe, sowie die Gesamtsumme und die Rechnungsnummer.

Transparenz für Ihre Kunden: Versand-Verfolgung und Bestell-History

Ihren Kunden wird im Shop unter „Meine Bestellungen“ eine Liste der getätigten Bestellungen inklusive Bestellstatus, Preis, Bestelldatum, Auftragsnummer, Rechnungsempfänger und Paketnummer angezeigt. Durch einen Klick auf die Paketnummer wird er zu dem Versanddienst weitergeleitet, wo er verfolgen kann, wo sich die Sendung mit der von ihm bestellten Ware gerade befindet. Somit hat der Kunde eine hohe Transparenz über seine Bestellungen und auch Sie können kontrollieren, wo sich das Paket gerade befindet. Im Falle von verlorengegangenen oder verloren geglaubten Paketen kann das für Sie und den Kunden sehr wichtig sein.

Das Warenwirtschaftsmodul ist ein essentielles Modul für die Verwaltung Ihres Shops. Mit diesem Modul haben Sie Ihre Bestellungen und Ihre Finanzen im Griff und wissen genau über deren Zustände Bescheid. Die Dokumentenerstellung erleichtert Ihnen unnötige Schreibarbeit und ist Ihnen auf jeden Fall eine große Erleichterung und Zeitersparnis.